Regisztráció Register
Tudásbázis / Knowledge base

Első lépések a BillingHUNterrel First steps with BillingHUNter

Regisztrációtól az első NAV-ra beküldött számláig — lépésről lépésre, minden beállítással együtt. From registration to your first invoice reported to NAV — step by step, with every setting explained.

Vissza a tudásbázisra Back to knowledge base

A teljes folyamat röviden The whole process at a glance

  1. Regisztráció az app.billinghunter.hu felületen, majd az e-mail cím hitelesítése. Register at app.billinghunter.hu, then verify your e-mail address.
  2. Szervezet létrehozása — cégnév, adószám, cím, számla előtag, szervezettípus. Create an organisation — company name, tax number, address, invoice prefix, organisation type.
  3. Technikai felhasználó létrehozása a NAV Online Számla rendszerében, majd a kulcsok rögzítése a szervezet NAV adatok fülén. Create a technical user in the NAV Online Invoice system, then enter its keys on the organisation's NAV Details tab.
  4. ÁFA-kódok ellenőrzése — kapcsold ki, amit nem használsz, állítsd be az alapértelmezett kódot. Review the VAT codes — disable what you don't use, set your default code.

Sorrend számít: a NAV adatokat csak meglévő szervezethez tudod hozzáadni, érvényes magyar adószám nélkül pedig a NAV kapcsolat tesztelése sem sikerülhet. Order matters: you can only add NAV details to an existing organisation, and without a valid Hungarian tax number the NAV connection test cannot succeed.

1. lépés — Regisztráció Step 1 — Registration

A regisztrációhoz csak egy e-mail cím és egy jelszó kell. All you need to register is an e-mail address and a password.

  1. Nyisd meg a regisztrációs oldalt. Open the registration page.
  2. Add meg az e-mail címedet. Erre érkezik a hitelesítő link, tehát olyan címet adj meg, amelyhez hozzáférsz. Enter your e-mail address. The verification link will be sent here, so use an address you can access.
  3. Válassz jelszót. A jelszónak legalább 8 karakter hosszúnak kell lennie, és tartalmaznia kell nagybetűt, kisbetűt, számot és speciális karaktert (pl. !@#$%). A jelszót kétszer kell megadnod. Choose a password. It must be at least 8 characters and contain an uppercase letter, a lowercase letter, a digit and a special character (e.g. !@#$%). You have to enter it twice.
  4. Fogadd el a Szolgáltatási feltételeket és az Adatvédelmi tájékoztatót a jelölőnégyzetekkel, majd kattints a Regisztráció gombra. Accept the Terms of Service and the Privacy Policy via the checkboxes, then click Register.
  5. A rendszer hitelesítő e-mailt küld. Kattints a benne található linkre — ezzel aktiválódik a fiókod, és a böngésző a bejelentkezési oldalra visz. We send a verification e-mail. Click the link inside — this activates your account and takes you to the login page.
  6. Jelentkezz be az e-mail címeddel és a jelszavaddal. Log in with your e-mail address and password.

7 napos ingyenes próba: a hitelesítés után automatikusan kapsz egy próba csomagot (1 szervezet, 7 számla). Ha nem jött meg az e-mail, a bejelentkezési oldalon a „Hitelesítő e-mail újraküldése” linkkel kérhetsz újat. 7-day free trial: after verification you automatically get a trial plan (1 organisation, 7 invoices). If the e-mail doesn't arrive, use the "Resend verification e-mail" link on the login page to request a new one.

2. lépés — Szervezet létrehozása Step 2 — Create your organisation

A számlázáshoz mindenhez egy „szervezet” kell: ez a céged a rendszerben. Első belépéskor a Szervezetek oldalra irányítunk, mert szervezet nélkül nem lehet számlázni. Everything in invoicing hangs on an "organisation": this is your company inside the system. On first login we redirect you to the Organisations page, because you cannot invoice without one.

  1. A Szervezetek oldalon kattints a Szervezet létrehozása gombra. On the Organisations page click Create Organisation.
  2. Alapadatok és cím fül — töltsd ki a kötelező mezőket:
    • Szervezet neve — a cég teljes neve, ahogy a számlán megjelenjen;
    • Adószám — a magyar adószámod (ez azonosít a NAV felé is);
    • Cégjegyzékszám — cégeknél a cégjegyzékszám, egyéni vállalkozónál a nyilvántartási szám;
    • Közösségi adószám — csak ha EU-s B2B értékesítést is bizonylatolsz (opcionális);
    • Cím — ország (Magyarország rögzített), irányítószám, város (kötelező), utca-házszám;
    • Eltérő levelezési cím — pipáld be, ha a levelezési címed más.
     Basic Info & Address tab — fill in the required fields:
    • Organisation name — the full company name as it should appear on invoices;
    • Tax number — your Hungarian tax number (this also identifies you towards NAV);
    • Registration number — company registration number, or sole trader registry number;
    • EU tax number — only if you invoice EU B2B sales (optional);
    • Address — country (Hungary, fixed), postal code, city (required), street details;
    • Different postal address — tick if your mailing address differs.
  3. Számla előtagok fül — a számlaszámok eleje. A cégnévből automatikusan javaslatot adunk (pl. ABC-2026-), de átírhatod. Legalább egy előtag kötelező; a számlák „ELŐTAG-00001” formában sorszámozódnak. Invoice Prefixes tab — the beginning of your invoice numbers. We suggest one from the company name (e.g. ABC-2026-), but you can change it. At least one prefix is required; invoices are numbered like "PREFIX-00001".
  4. Beállítások fül:
    • Szervezet típusa (kötelező) — társas vállalkozás / egyéni vállalkozó / adóköteles magánszemély / egyéb;
    • Pénzforgalmi elszámolás — pipáld be, ha pénzforgalmi áfázó vagy;
    • KATA alany — pipáld be, ha kisadózóként működsz;
    • Alapértelmezett számla megjegyzések — ez a szöveg minden számlád láblécébe bekerül.
     Settings tab:
    • Organisation type (required) — partnership / sole proprietorship / taxable individual / other;
    • Cash accounting scheme — tick if you account for VAT on a cash basis;
    • Small taxpayer (KATA) — tick if you operate under KATA;
    • Default invoice comments — this text is added to the footer of every invoice.
  5. Kattints a Szervezet létrehozása gombra. A rendszer automatikusan betölti az összes támogatott ÁFA-kódot a szervezetbe — ezeket a következő lépésben ellenőrizzük. Click Create Organisation. The system automatically loads every supported VAT code into the organisation — we review these in a later step.

A BillingHUNter a NAV Online Számla gép-gép interfészén (API) keresztül jelenti a számláidat. Ehhez a NAV rendszerében egy technikai felhasználót kell létrehoznod — ez nem egy személy, hanem a szoftver hozzáférése. A technikai felhasználó négy adatot ad: felhasználónév, jelszó, XML-aláírókulcs, XML-cserekulcs. Mind a négyet meg kell adnod a BillingHUNterben. BillingHUNter reports your invoices through the NAV Online Invoice machine-to-machine interface (API). For this you must create a technical user inside the NAV system — it is not a person, but the software's access. The technical user gives you four values: username, password, XML signing key, XML exchange key. All four go into BillingHUNter.

3/a. Technikai felhasználó létrehozása a NAV felületén 3/a. Create the technical user on the NAV portal

  1. Nyisd meg a NAV Online Számla portált: onlineszamla.nav.gov.hu, és jelentkezz be az adózó elsődleges felhasználójával (ügyfélkapu-s belépés). Csak az elsődleges felhasználó hozhat létre technikai felhasználót és kulcsokat. Open the NAV Online Invoice portal: onlineszamla.nav.gov.hu and log in as the taxpayer's primary user (via Ügyfélkapu). Only the primary user can create technical users and keys.
  2. Válaszd ki a céget (adóalanyt), amelyhez a számlázást kötöd. Select the company (taxpayer) you want to connect invoicing to.
  3. Menj a Felhasználók menüpontra, kattints az Új felhasználó gombra, majd válaszd a Technikai felhasználó típust. Go to Users (Felhasználók), click New user (Új felhasználó), then choose Technical user (Technikai felhasználó).
  4. Állíts be jelszót a technikai felhasználónak (kétszer kell megadni), válaszd ki a kapcsolattartás nyelvét, és a lap alján engedélyezd a jogosultságokat: a számlaadat-szolgáltatáshoz (beküldés) és a számla/adózó lekérdezéshez szükséges jogok kellenek — a BillingHUNter beküldi a számlákat, és visszaellenőrzi az eredményt. Set a password for the technical user (entered twice), pick the contact language, and at the bottom of the page enable the permissions: you need the rights for invoice data supply (submission) and invoice/taxpayer query — BillingHUNter submits invoices and queries the results back.
  5. Mentsd el. A rendszer létrehozza a felhasználót és megjeleníti a technikai felhasználó nevét (a NAV generálja, nem te választod) — másold ki. Save it. The system creates the user and displays the technical username (generated by NAV, not chosen by you) — copy it.
  6. Nyisd meg a technikai felhasználó Részletek oldalát, és a lap alján kattints a Kulcsgenerálás gombra. Ezzel elkészül az XML-aláírókulcs és az XML-cserekulcs — másold ki mindkettőt. Open the technical user's Details page and click Key generation (Kulcsgenerálás) at the bottom. This produces the XML signing key and the XML exchange key — copy both.

Összefoglalva — amit a NAV-tól kapsz: technikai felhasználónév, jelszó (amit te adtál meg), XML-aláírókulcs, XML-cserekulcs. Ha valamelyik kulcsot később újra generálod, a régi azonnal érvénytelenné válik — ilyenkor a BillingHUNterben is cseréld le. In summary — what NAV gives you: technical username, password (the one you set), XML signing key, XML exchange key. If you regenerate a key later, the old one is invalidated immediately — update it in BillingHUNter too.

3/b. A kulcsok rögzítése a BillingHUNterben 3/b. Enter the keys in BillingHUNter

  1. A Szervezetek listában kattints a szervezeted sorában a ⋮ menüre, majd a Szerkesztés pontra. In the Organisations list open the ⋮ menu on your organisation's row and click Edit.
  2. Válaszd a NAV adatok fület. Open the NAV Details tab.
  3. Másold be a négy mezőt: Technikai felhasználónév, Technikai jelszó, Aláíró kulcs (Signing Key), Cserekulcs (Exchange Key). Paste the four fields: Technical Username, Technical Password, Signing Key, Exchange Key.
  4. Kattints a NAV adatok frissítése gombra. Mentés előtt a BillingHUNter élő kapcsolattesztet futtat a NAV felé — ha a felhasználónév, a jelszó vagy a kulcsok hibásak (vagy a cég adószáma nem egyezik), a mentés hibaüzenettel elutasul. Ez szándékos: így biztos, hogy csak működő kapcsolattal tároljuk az adataidat. Click Update NAV Details. Before saving, BillingHUNter runs a live connection test against NAV — if the username, password or keys are wrong (or the company tax number doesn't match), the save is rejected with an error. This is intentional: we only store credentials that actually work.
  5. Sikeres mentés után a Szervezetek lista NAV státusz oszlopa zöldre vált (Csatlakoztatva). Ha „Nem csatlakoztatva” vagy „Ismeretlen” állapotot látsz, ellenőrizd újra a kulcsokat. After a successful save, the NAV status column in the Organisations list turns green (Connected). If you see "Not connected" or "Unknown", double-check the keys.

NAV adatok nélkül nincs éles számla: piszkozatot (draft) bármikor menthetsz, de normál, sztornó és helyesbítő számla csak működő NAV kapcsolattal hozható létre — hiszen a számla adatait kötelező beküldeni a NAV-nak. No NAV details, no live invoice: you can always save drafts, but normal, cancellation and correction invoices require a working NAV connection — invoice data must be reported to NAV.

Biztonság: a technikai felhasználó jelszavát és kulcsait kezeld titokként, mint egy bankjelszót. Ha kiszivárognának, generálj újat a NAV felületen és frissítsd itt is. A technikai felhasználóval a NAV webes felületére nem lehet belépni — kizárólag gépi adatcserére szolgál. Security: treat the technical user's password and keys like a bank password. If they leak, regenerate them on the NAV portal and update them here too. A technical user cannot log in to the NAV web interface — it works only for machine-to-machine communication.

4. lépés — ÁFA-kódok ellenőrzése Step 4 — Review the VAT codes

A szervezet létrehozásakor a BillingHUNter betölti az összes támogatott ÁFA-kódot (27%, 5%, AAM, FAFA, EUFAD37, OSS-kódok stb.). A lista hosszú, ezért érdemes átnézni: a tételsorokon csak az itt engedélyezett kódokat lehet kiválasztani. When the organisation is created, BillingHUNter loads every supported VAT code (27%, 5%, AAM, FAFA, EUFAD37, OSS codes, etc.). The list is long, so it's worth reviewing: only the codes enabled here can be picked on invoice lines.

  1. A szervezet szerkesztő oldalán nyisd meg az ÁFA kódok fület. On the organisation edit page open the VAT Codes tab.
  2. Menj végig a listán. Minden sor egy kódot mutat a leírásával és a kulcsával. A sor végén a ⋮ menüből letilthatod azt, amit biztosan nem használsz, és engedélyezheted azt, amit mégis kell. Walk through the list. Each row shows a code with its description and rate. From the ⋮ menu at the end of the row you can disable what you definitely won't use and enable what you need.
  3. Ugyanitt a Beállítás alapértelmezettként ponttal válaszd ki azt a kódot, amit a leggyakrabban használsz (a legtöbb cégnél a 27%). Ezt töltjük be előre az új számlasorokba. In the same menu use Set as default to pick the code you use most often (27% for most businesses). We prefill new invoice lines with this.

Miért kritikus ez a NAV-jelentésnél? A tételsoron választott ÁFA-kód határozza meg, hogy a NAV XML-ben milyen adózási elem kerül beküldésre: százalékos kulcs (<vatPercentage>), mentesség esetszámmal (<vatExemption>, pl. AAM, KBAET, EAM), körön kívüliség (<vatOutOfScope>, pl. ATK, EUFAD37, HO), belföldi fordított adózás (<vatDomesticReverseCharge> — FAFA) vagy különbözet szerinti adózás (<marginSchemeIndicator> — KAFA1–KAFA4, jelenleg nem támogatott). Rossz kód = elutasított vagy rosszul bejelentett számla. Why is this critical for NAV reporting? The VAT code picked on a line determines which tax element goes into the NAV XML: a percentage rate (<vatPercentage>), an exemption with a case code (<vatExemption>, e.g. AAM, KBAET, EAM), an out-of-scope case (<vatOutOfScope>, e.g. ATK, EUFAD37, HO), domestic reverse charge (<vatDomesticReverseCharge> — FAFA), or margin scheme (<marginSchemeIndicator> — KAFA1–KAFA4, not supported yet). Wrong code = a rejected or wrongly reported invoice.

A kódok a partner adószámára is szabályokat tartalmaznak — például a KBAET-hez kötelező az EU-s közösségi adószám, az FAFA-hoz teljes magyar adószám kell. Az OSS_* kódok alapból letiltva érkeznek: ezek külföldi áfakulcsok EU-s B2C távértékesítéshez, csak OSS-regisztrációval használhatók, és nem a NAV Online Számlába kerülnek. The codes also carry rules about the partner's tax number — e.g. KBAET requires an EU community VAT number, FAFA requires a full Hungarian tax number. OSS_* codes arrive disabled by default: these are foreign VAT rates for EU B2C distance selling, only usable with an OSS registration, and they are not submitted to NAV Online Invoice.

Az összes ÁFA-kód részletes listája magyarázattal és jogszabályi hivatkozásokkal → Detailed list of all VAT codes with explanations and legal references →

5. lépés — A többi szervezet-beállítás Step 5 — The rest of the organisation settings

A szervezet szerkesztő oldala hét fülön gondoskodik mindenről. A fenti kettőn (NAV adatok, ÁFA kódok) kívül ezeket érdemes beállítani: The organisation edit page covers everything in seven tabs. Besides the two above (NAV Details, VAT Codes), these are worth setting:

  • Kapcsolattartási adatok — e-mail, telefon, weboldal és a céglogó (PNG/JPG, max. 512 KB), amely a PDF számláidra kerül. Contact Information — e-mail, phone, website and your company logo (PNG/JPG, max. 512 KB), which goes on your invoice PDFs.
  • Bankszámlák — add meg a számlaszámod (vagy IBAN + SWIFT-et), hogy az átutalásos számlákon megjelenjen. Bank Accounts — add your account number (or IBAN + SWIFT) so it appears on bank-transfer invoices.
  • Beállítások — alapértelmezett fizetési mód (átutalás/készpénz/kártya), számlanyelv (HU/EN), számlatéma és pénznem (HUF/EUR/USD/GBP/CHF/CZK/PLN/RON). Settings — default payment method (transfer/cash/card), invoice language (HU/EN), invoice theme and currency (HUF/EUR/USD/GBP/CHF/CZK/PLN/RON).
  • Alapértelmezett szervezet — ha több céget kezelsz, a Szervezetek lista első oszlopában a rádiógombbal válaszd ki az alapértelmezettet; az nyílik meg a számlázáskor. Default organisation — if you manage several companies, use the radio button in the first column of the Organisations list to pick the default; it opens when you invoice.

Fontos: az első végleges számla után az adószám, közösségi adószám és cégjegyzékszám mezők lezárulnak — a kiállított számlák integritása miatt már nem módosíthatók. Important: after your first finalised invoice, the tax number, EU tax number and registration number fields lock — they can no longer be changed, to protect the integrity of issued invoices.

Kész is — mi jön ezután? Done — what's next?

Zöld NAV-státusz + átnézett ÁFA-kódok = készen állsz. Most már csak hozz létre egy partnert és egy terméket a szervezet alatt, és állítsd ki az első számlát. A beküldés a NAV felé automatikusan megtörténik, a tranzakció állapotát a számla részleteinél követheted. Green NAV status + reviewed VAT codes = you're ready. Now just create a partner and a product under the organisation, and issue your first invoice. The submission to NAV happens automatically; you can track the transaction status on the invoice details.

Ez az útmutató a BillingHUNter jelenlegi felületét írja le. A NAV Online Számla portál menüpontjainak neve idővel változhat — a lényeg: „Felhasználók → Új felhasználó → Technikai felhasználó → Kulcsgenerálás”. Adózási kérdésekben mindig kérd ki könyvelőd véleményét is. This guide describes the current BillingHUNter interface. Menu names on the NAV Online Invoice portal may change over time — the essence is: "Users → New user → Technical user → Key generation". For tax questions always consult your accountant as well.

Jogi nyilatkozat: A Tudástár tartalma tájékoztató jellegű — nem minősül adó-, számviteli, jogi vagy pénzügyi tanácsadásnak, és a BillingHUNter nem nyújt ilyen tanácsadást. A jogszabályok, határidők, NAV-rendszerek és a termék működése is változhat; döntés előtt mindig az eredeti jogszabályszöveget (net.jogtar.hu / njt.hu) és a NAV hivatalos tájékoztatóit tekintsd át, és a saját ügyedben konzultálj könyvelővel vagy adótanácsadóval. Disclaimer: The Knowledge Centre content is informational only — it is not tax, accounting, legal or financial advice, and BillingHUNter does not provide such advice. Laws, deadlines, NAV systems and product behaviour may change; before deciding, always check the original legislation (net.jogtar.hu / njt.hu) and official NAV guidance, and consult a qualified accountant or tax adviser for your own situation.